Privacy statement New Mobility Lease B.V.
Inleiding
Privacy is voor New Mobility Lease B.V. (hierna “NML”) van groot belang. Zij gebruikt persoonsgegevens op een nette en veilige manier. In deze privacy statement legt zij uit hoe zij omgaat met privacy, welke gegevens zij verwerkt en met welk doel. Ook staat in deze privacy statement informatie over de rechten van betrokkene.
Vragen of klachten over privacy kunnen gesteld worden via info@newmobilitylease.nl. De betrokkene kan ook contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).
Deze privacy statement kan tussentijds worden gewijzigd. Het is verstandig die regelmatig na te lezen op eventuele wijzigingen. Een geactualiseerde versie van deze privacy statement is vindbaar op de website van NML. Deze versie is laatst gewijzigd op 28 februari 2022.
Identiteit
NML is:
de besloten vennootschap New Mobility Lease B.V.
Harlingerstraat 7B, 1704BT Heerhugowaard
KvK 85207985
info@newmobilitylease.nl
Welke persoonsgegevens worden gebruikt?
NML heeft zowel gegevens ter beschikking die verstrekt zijn door de betrokkene zelf alsook mogelijk gegevens die verstrekt zijn door derden.
Hieronder staat een overzicht van de doeleinden waarvoor NML persoonsgegevens verwerkt. NML maakt daarbij onderscheid tussen de persoonsgegevens van haar contractpartij en persoonsgegevens van de (vaste) bestuurder van de voertuigen die zij ter beschikking stelt.
Persoonsgegevens van contractpartijen
Doeleinde:
Uitvoeren overeenkomst
Gegevens:
Overeenkomsten, NAW-gegevens, e-mailadres, telefoonnummer, kopie identiteitsbewijs, KvK-uittreksel, voertuighistorie, kenteken van de ter beschikking gestelde voertuigen, kilometerstanden, reparatie- en schadegegevens, verzekeringsgegevens, opnamerapport
Grondslag:
Uitvoering van de overeenkomst
Bewaartermijn:
Vijf jaar na het einde van de overeenkomst
Doeleinde:
Administratie, facturatie en incasso
Gegevens:
Facturen, kilometerstanden, eventuele ontvangen boetes, reparatie en schadegegevens, bankrekeningnummers, betalingen
Grondslag:
Uitvoeren van de overeenkomst
Bewaartermijn:
Zeven jaar na het einde van het boekjaar waarop de gegevens zien, maar niet eerder dan vijf jaar na het einde van de overeenkomst.
Doeleinde:
Wagenparkbeheer
Gegevens:
Kilometerstanden, voertuighistorie, kenteken, reparatie-, schade-, APK-gegevens
Grondslag:
Rechtmatig belang. Om haar wagenpark te kunnen beheren moet NML beschikken over historische gegevens van haar voertuigen, zoals de kilometerstanden en reparatiegegevens. Deze gegevens kunnen bijvoorbeeld relevant zijn voor toekomstig onderhoud, het bepalen van de waarde van het wagenpark, het beoordelen van de efficiëntie van het wagenparkbeheer en eventuele verkoop van voertuigen. Deze gegevens kunnen (intern) herleidbaar zijn naar natuurlijke personen als het kenteken van de auto aan een bepaalde contractant of bestuurder is gekoppeld. Deze verwerkingen hebben een betrekkelijk geringe impact op de privacy van de betrokkene omdat de gegevens voornamelijk op het voertuig zelf zien én geen gedetailleerd beeld geven van de activiteiten van de betrokkene. Daarnaast zijn de gegevens enkel intern gekoppeld aan een berijder.
Bewaartermijn:
Maximaal vijf jaar nadat het voertuig niet meer eigendom van NML is.
Doeleinde:
Verzekeren voertuig
Gegevens:
NAW-gegevens contractant, kenteken, verzekeringspolis
Grondslag:
Uitvoering overeenkomst
Bewaartermijn:
Vijf jaar na het einde van de overeenkomst
Doeleinde:
e-mail-(correspondentie)
Gegevens:
E-mailadres, e-mails, inhoud contactformulier, naam, adres, telefoonnummer
Grondslag:
Uitvoering van de overeenkomst, rechtmatig belang
Bewaartermijn:
Zolang als nodig voor dit doeleinde
Doeleinde:
Onderhoud c.q. beveiliging IT-systemen
Gegevens:
Alle informatie die is verstrekt
Grondslag:
Rechtmatig belang
Bewaartermijn:
Zolang als nodig is voor dit doeleinde
Doeleinde:
Fraudeopsporing
Gegevens:
Alle informatie die is verstrekt
Grondslag:
Rechtmatig belang
Bewaartermijn:
Zolang als nodig is voor dit doeleinde
Toelichting:
Het is mogelijk dat NML in het kader van fraudeopsporing persoonsgegevens verwerkt. In dat geval zullen deze gegevens niet langer worden gebruikt als nodig voor dit doeleinde.
Doeleinde:
Direct marketing
Gegevens:
e-mailadres
Grondslag:
Rechtmatig belang. NML beroept zich in dit kader op de “soft opt in” uitzondering uit de ePrivacy richtlijn
Bewaartermijn:
Tot de betrokkene zich afmeldt (opt-out)
Doeleinde:
CRM
Gegevens:
NAW-gegevens, e-mailadres, correspondentie
Grondslag:
Rechtmatig belang. NML beroept zich in dit kader op de “soft opt in” uitzondering uit de ePrivacy richtlijn
Bewaartermijn:
Zolang als nodig is voor dit doeleinde
Persoonsgegevens van bestuurder
Als er een vaste bestuurder aan een bepaald voertuig wordt toegewezen dan verwerkt NML ook persoonsgegevens van die bestuurder. Het is mogelijk dat de contractant én de vaste bestuurder dezelfde natuurlijke persoon zijn. In dat geval
Doeleinde:
Administratie en identificatie
Gegevens:
Rijbewijs, NAW-gegevens, e-mailadres, telefoonnummer, opnamerapport/bewijs van ontvangst
Grondslag:
Rechtmatig belang. NML heeft er belang bij de bestuurder van het voertuig te identificeren en contactgegevens van die bestuurder te bewaren. Immers, die bestuurder krijgt de beschikking over het voertuig en houdt het voertuig onder zich. NML moet daarom kunnen vastleggen wie over het voertuig beschikt. Tegelijkertijd moet NML beschikken over contactgegevens, zodat zij contact kan opnemen met de bestuurder over het voertuig (reparaties, teruggave van voertuigen, etc.) Aangezien de voertuigen doorgaans een aanzienlijke waarde vertegenwoordigen én NML daarvoor als eigenaar juridisch aansprakelijk kan zijn, is het belang van NML bij het bijhouden van deze gegevens groot. Het verwerken van deze gegevens brengt geen groot risico voor de rechten en vrijheid van betrokkene met zich mee, waardoor het belang van NML in het algemeen als gerechtvaardigd moet worden geacht.
Bewaartermijn:
Vijf jaar nadat de bestuurder het voertuig heeft ingeleverd of een andere bestuurder aan het voertuig is gekoppeld.
Doeleinde:
Wagenparkbeheer
Gegevens:
Kilometerstanden, voertuighistorie, kenteken, reparatie-, schade-, APK-gegevens
Grondslag:
Rechtmatig belang. Om haar wagenpark te kunnen beheren moet NML beschikken over historische gegevens van haar voertuigen, zoals de kilometerstanden en reparatiegegevens. Deze gegevens kunnen bijvoorbeeld relevant zijn voor toekomstig onderhoud, het bepalen van de waarde van het wagenpark, het beoordelen van de efficiëntie van het wagenparkbeheer en eventuele verkoop van voertuigen. Deze gegevens kunnen (intern) herleidbaar zijn naar natuurlijke personen als het kenteken van de auto aan een bepaalde contractant of bestuurder is gekoppeld. Deze verwerkingen hebben een betrekkelijk geringe impact op de privacy van de betrokkene omdat de gegevens voornamelijk op het voertuig zelf zien én geen gedetailleerd beeld geven van de activiteiten van de betrokkene. Daarnaast zijn de gegevens enkel intern gekoppeld aan een berijder.
Bewaartermijn:
Maximaal vijf jaar nadat het voertuig niet meer eigendom van NML is.
Doeleinde:
Verzekeren voertuig
Gegevens:
NAW-gegevens bestuurder, kenteken, verzekeringspolis, no claim bestuurder
Grondslag:
Uitvoering overeenkomst
Bewaartermijn:
Vijf jaar na het einde van de overeenkomst
Doeleinde:
e-mail-(correspondentie)
Gegevens:
E-mailadres, e-mails, inhoud contactformulier, naam, adres, telefoonnummer
Grondslag:
Uitvoering van de overeenkomst, rechtmatig belang
Bewaartermijn:
Zolang als nodig voor dit doeleinde
Doeleinde:
Onderhoud c.q. beveiliging IT-systemen
Gegevens:
Alle informatie die is verstrekt
Grondslag:
Rechtmatig belang
Bewaartermijn:
Zolang als nodig is voor dit doeleinde
Doeleinde:
Doorsturen boetes
Gegevens:
Boetes
Grondslag:
Rechtmatig belang. In principe is de contractant aansprakelijk voor eventuele boetes die gereden worden met de auto. De boetes worden in beginsel altijd rechtstreeks aan de contractant verzonden. Mocht NML een boete ontvangen dan zal NML die aan contractant doorbelasten. NML heeft een rechtmatig belang bij het doorbelasten van die boetes omdat zij dit contractueel is overeengekomen. Het eventuele belang van de bestuurder om deze boetes niet door te sturen moet in dit geval wijken, omdat de boetes een rechtstreeks gevolg zijn van zijn eigen handelen
Bewaartermijn:
Zeven jaar na het einde van het boekjaar waarin de boete gereden is, maar niet eerder dan vijf jaar na het einde van de overeenkomst.
Doeleinde:
Fraudeopsporing
Gegevens:
Alle informatie die is verstrekt
Grondslag:
Rechtmatig belang
Bewaartermijn:
Zolang als nodig is voor dit doeleinde
Toelichting:
Het is mogelijk dat NML in het kader van fraudeopsporing persoonsgegevens verwerkt. In dat geval zullen deze gegevens niet langer worden gebruikt als nodig voor dit doeleinde.
Ontvangers van persoonsgegevens
NML maakt gebruik van diverse verwerkers en controllers om haar dienstverlening te kunnen optimaliseren. Daarbij worden in beginsel geen persoonsgegevens geëxporteerd buiten de EU NML zal hieronder per ontvangende partij een korte toelichting geven.
Verzekeringsmaatschappijen
NML verzorgt de verzekering van de voertuigen. Daarvoor verzendt zij (persoons-) gegevens aan de verzekeraars, zoals: NAW-gegevens bestuurder, kilometerstanden, kenteken, no-claim, schadehistorie
Contractant
De contractant ontvangt onder andere facturen, waarop gegevens staan van de voertuigen. Daarnaast worden boetes rechtstreeks doorgezonden aan de contractant. Ook eventuele schades aan het voertuig worden doorgegeven aan de contractant.
Accountant
De accountant kan administratieve en facturatie gegevens ontvangen ten behoeve van het opstellen van de jaarrekening en fiscale aangiftes.
De rechten van betrokkene
De betrokkene heeft de volgende rechten met betrekking tot zijn persoonsgegevens en de verwerking daarvan:
Inzage
Betrokkene mag NML altijd verzoeken om inzage in zijn persoonsgegevens. Het overzicht omvat de verwerkte persoonsgegevens, de verwerkingen en het doel van de verwerkingen. NML kan daarvoor een wettelijke vergoeding vragen.
Wijzigen
Betrokkene heeft recht een verzoek in te dienen om zijn persoonsgegevens te wijzigen, verbeteren, aanvullen, verwijderen en afschermen
Beperken van de verwerking
Onder voorwaarden, heeft de betrokkene recht de verwerking van persoonsgegevens te beperken
Bezwaar
Als NML een bepaalde verwerking uitvoert op basis van het gerechtvaardigd belang van haar of een derde dan heeft betrokkene recht bezwaar te maken tegen die verwerking.
Overdracht van gegevens
Betrokkene heeft het recht zijn persoonsgegevens te verkrijgen. NML verstrekt die in een gestructureerde en gangbare vorm, die eenvoudig in andere gangbare systemen te openen valt.
Intrekken toestemming
Betrokkene heeft het recht gegeven toestemming voor een bepaalde verwerking in te trekken. Indien de gegevensverwerking plaatsvindt op die grondslag, zal NML die verwerking staken. Het intrekken van toestemming heeft geen terugwerkende kracht.
NML reageert binnen één maand op een verzoek met betrekking tot deze rechten. Dergelijke verzoeken kunnen gericht worden aaninfo@newmobilitylease.nl. NML motiveert een afwijzing altijd.
